Regulations on the electronic journal of accounting
of educational work of students of the academic group
of the National Aerospace University «Kharkiv Aviation Institute»

Затверджено:
Вченою радою
Національного аерокосмічного університету
ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
протокол № 9 від 20 лютого 2020 року

СУЯ ХАІ-НМВ-П/001:2020

Дата введення 27 лютого 2020 р.

Редакція № 1

1. Загальні положення

1.1 Положення про електронний журнал обліку навчальної роботи студентів академічної групи (далі - Положення) у Національному аерокосмічному університеті ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» (далі - Університет) розроблено відповідно до Законів України «Про освіту» № 2145-УШ від 05.09.2017, «Про вищу освіту» № 1556-УІІ від 01.07.2014, Наказу МОН України «Про запровадження у вищих навчальних закладах України Європейської кредитно-трансферної системи» № 943 від 16.10.2009 та Положення про організацію освітнього процесу в Університеті СУЯ ХАІ-НОВ-П/005:2016.

1.2 У Положенні викладено основні вимоги та порядок ведення електронного журналу обліку навчальної роботи студентів академічної групи, функції викладача, завідувача кафедри та деканату.

1.3 Електронний журнал є складовою системи автоматизації управління університетом в сфері організації академічної діяльності та являє собою сучасну і удосконалену форму обліку навчальної діяльності студентів. Електронний журнал є автоматизованою системою обліку відвідування студентами навчальних занять, результатів навчання, їх академічної успішності, а також навчальної діяльності викладачів. Система забезпечує збір відповідної інформації, аналітичну обробку, результати якої можуть використовуватися як основа для прийняття управлінських рішень, спрямованих на покращення якості освіти. Також система передбачає генерацію паперових форм для забезпечення звітності.

1.4 Електронний журнал вводиться з метою здійснення моніторингу освітнього процесу, оперативного управління процесом навчання студентів, підвищення їх мотивації, визначення проблемних питань та відповідних корегувальних дій, покращення якості надання освітніх послуг.

1.5 Ведення електронного журналу спрямовано на:

- забезпечення відкритості та прозорості освітнього процесу;

- створення централізованого електронного інформаційного ресурсу, який спеціалізується на задачах контролю відвідування занять та успішності студентів;

- формування зворотного зв’язку між студентами, викладачами і адміністрацією Університету;

- відображення особистісного та професійного зростання кожного студента;

- забезпечення контролю за виконанням своїх обов’язків усіма учасниками освітнього процесу.

2. Об’єкти моніторингу навчальної роботи студентів академічної групи

2.1 Моніторинг навчальної роботи студентів академічної групи спрямований на контроль виконання наступних нормативних документів, що регламентують освітній процес в Університеті:

- Положення про організацію освітнього процесу в Університеті;

- Положення про рейтингове оцінювання досягнень студентів;

- відповідні освітні програми;

- відповідні навчальні плани;

- індивідуальні навчальні плани;

- робочі програми навчальних дисциплін;

- графік освітнього процесу.

2.2 Об’єктом моніторингу є:

- відвідуваність занять;

- результати поточного контролю;

- результати модульного контролю;

- активність та зацікавленість студентів на заняттях і як наслідок актуальність освітнього контенту;

- результати підсумкового модульного та семестрового контролю;

- результати навчальної діяльності студентів;

- результати освітньої діяльності викладачів.

2.3 В електронному журналі відображаються:

- дотримання затвердженого в установленому порядку розкладу навчальних занять студентів;

- результати поточної успішності студентів з кожної навчальної дисципліни;

- відвідування студентами навчальних занять із зазначенням причин пропусків;

- накопичені бали за всі види робіт, передбачених робочою програмою навчальної дисципліни.

2.4 За допомогою програмного забезпечення електронного журналу додатково здійснюється:

- аналіз відвідуваності студентами занять і автоматизований контроль критичної кількості пропусків;

- аналіз поточної успішності;

- аналіз результатів модульних контролів по дисциплінах;

- аналіз загальної успішності кожного студента;

- прогнозування результатів підсумкового модульного та семестрового контролів;

- формування списків студентів, які потребують додаткової уваги з боку викладачів, кураторів, завідувачів випускових кафедр (гарантів ОП), заступників декана, деканів, батьків тощо;

- аналіз необхідності перегляду освітнього контенту, якості викладання тощо.

3. Порядок ведення електронного журналу обліку навчальної роботи студентів академічної групи

3.1 Початкову реєстрацію викладачів, а в разі потреби зміну реєстраційних даних у системі ведення електронного журналу, та надання їм методичної допомоги здійснюють співробітники навчально-аналітичного відділу.

3.2 Деканати перед початком навчального року створюють реєстр користувачів-студентів, яким система автоматично генерує логіни та паролі доступу до електронного журналу. Деканати доводять до відома студентів відомості щодо їх авторизації у двотижневий термін з початку навчального року.

3.3 Електронний журнал ведеться для кожної дисципліни навчального плану.

3.4 Закріплення викладачів за дисциплінами в електронному журналі здійснюється перед початком кожного семестру згідно зі штатним розписом кафедри та додатками до семестрових планів.

3.5 Формування збірних груп для вибіркових навчальних дисциплін здійснюється згідно з положенням «Про забезпечення права студентів на вибір навчальних дисциплін».

3.6 Розробку тематичного плану з навчальної дисципліни, а також внесення відповідних критеріїв оцінювання здійснює викладач особисто або відповідальна особа по кафедрі з числа навчально-допоміжного персоналу.

3.7 Заповнення електронного журналу здійснює викладач особисто та/або староста. Передбачається, що заповнення електронного журналу відбувається онлайн, але допускається заповнення журналу академічної групи впродовж тижня, на якому було проведено заняття але не пізніше 17:30 години п’ятниці. Для виставлення балів із занять, що потребують перевірки (лабораторна робота, домашнє завдання, модульна робота) надається два тижні з дня проведення заняття.

3.8 Відповідальність за своєчасне заповнення та достовірність внесеної у журнал інформації несе викладач відповідної навчальної дисципліни.

3.9 Помилково виставлені поточні бали в електронному журналі дозволяється виправляти тільки викладачу, за яким закріплена дисципліна.

3.10 Порядок заповнення електронного журналу регламентує «Інструкція викладача з ведення електронного журналу обліку навчальної роботи студентів академічної групи» (Додаток).

3.11 Для відображення результатів навчання різних академічних груп, які вивчають іноземну мову за рівнями або вибіркові дисципліни, формуються окремі списки, з якими далі працює відповідний викладач. Списки сформованих груп передаються до навчально-аналітичного відділу. Співробітники навчально-аналітичного відділу, за необхідності, додають ідентифікатор групи та вносять її до системи PILOT.

3.12 Після внесення інформації до електронного журналу, вона одразу стає доступною для завідувача кафедри, деканатів, кураторів академічних груп, студентів та адміністрації Університету.

3.13 У системі для викладача передбачена можливість автоматичного обчислення проценту пропусків, результатів успішності на поточну дату для кожного студента.

3.14 У разі закріплення за однією академічною групою студентів кількох викладачів, вони всі отримують доступ до сторінки журналу, на якій відображено результати роботи студентів цієї академічної групи.

3.15 Доступ до електронного журналу припиняється у разі відрахування студента або звільнення викладача. Це передбачає, що інформацію до навчально-аналітичного відділу про зміни контингенту студентів або кадрового складу кафедр надають відповідні структури (деканати, кафедри, відділ кадрів університету).

4. Користувачі електронного журналу та рівні доступу

4.1 Електронний журнал має різні рівні доступу до інформації про хід навчального процесу в Університеті та результати роботи осіб, що залучені до освітнього процесу.

4.2 Викладачі, які безпосередньо здійснюють внесення інформації щодо відвідувань занять студентами, результатів поточної успішності студентів, внесення результатів виконання студентами індивідуальних завдань, результатів модульного контролю.

4.3 Студенти, які користуються своїм особистим кабінетом.

4.4 Завідувачі кафедр та куратори академічних груп, які мають доступ до аналітичної інформації.

4.5 Декани факультетів та їх заступники, які мають доступ до аналітичної інформації та право вносити та корегувати дані.

4.6 Навчально-аналітичний відділ, співробітники якого мають доступ до функціоналу пов’язаного з необхідністю проводити відповідні аналітичні дослідження.

4.7 Ректор, проректори, помічник ректора із забезпечення якості освіти, начальники навчальних відділів Університету, які користуються результатами аналітичних досліджень у розрізі студентів, спеціальностей, курсів, факультетів, кафедр та викладачів.

4.8 Ректор Університету використовує аналітичні дані для прийняття управлінських рішень на всіх рівнях.

5. Прикінцеві положення 

5.1 Положення погоджується помічником ректора із забезпечення якості вищої освіти, Головою студентської ради, Головами первинних профспілкових організацій та затверджується Вченою радою університету й уводиться в дію наказом ректора Університету.

5.2 Контроль за виконанням Положення здійснюють посадові особи Університету в межах своїх повноважень, установлених у посадових інструкціях.

5.3 Зміни та доповнення до Положення розглядаються й затверджуються Вченою радою університету й уводяться в дію наказом ректора Університету в установленому порядку.

5.4 До повного переходу Університету на електронний документообіг заповнення електронного журналу не відміняє ведення кожним викладачем паперового журналу обліку поточної успішності та відвідувань занять студентами.

Додаток

Інструкція викладача з ведення електронного журналу обліку навчальної роботи студентів академічної групи

Журнал викладача

Викладач, отримавши логін та пароль, може почати роботу з електронним журналом. В електронному журналі всі вихідні дані вже внесені відповідно до навчальних планів, списки студентів сформовані і викладачеві необхідно тільки фіксувати відвідуваність і успішність студентів.

За дисципліною автоматично зафіксовано певну кількість пар відповідно до плану. За бажанням викладач може внести теми занять, задати максимальну кількість балів, які студент може отримати на парі.

На кожній парі викладач проставляє відвідуваність і бали. Внесення відвідуваності і балів за активність на лекційному занятті. Внесення відвідуваності і балів за лабораторну роботу.

Журнал старости

Староста може вносити відвідуваність і успішність студентів.

Якщо з журналом працює викладач, то староста не може відредагувати внесені викладачем дані, але може їх подивитися. Викладач зі свого профілю може підтвердити коректність даних внесених старостою. Факультет має самостійно передати логіни і паролі старостам.

Викладач може вивантажити електронний варіант журналу, де автоматично розрахований % пропуску занять, сума балів.